Guía del usuario de KDE

Chapter 10 - Using the Open Office Suite Capítulo 10 - Uso del paquete de oficina Open Office

Introduction Introducción

OpenOffice.org (OOo) is a complete office suite, featuring a word processor (Writer), a spreadsheet application (Calc), and presentation software (Impress).OpenOffice.org (Ooo) un es un paquete completo de programas de oficina, con un procesador de textos (Writer), una aplicación de hoja de cálculo (Calc), y de un programa de presentación (Impress).Besides these fundamental office applications OOo also includes a vector drawing tool (Draw), allows database access, allows the publishing of documents in the Portable Document Format (PDF) and presentations in the Flash (SWF) format! Además de estas aplicaciones ofimáticas fundamentales OOo también incluye una herramienta de dibujo vectorial (Draw), permite acceso a bases de datos, permite la publicación de documentos en el formato de documento portátil (PDF) y presentaciones en formato Flash (SWF)

The OOo package is almost completely inter-operable with the Microsoft Office suite. El paquete de OOo es casi por completo inter-operable con la paquetería Microsoft Office.

Getting around the package Moverse por el paquete

Setting up OpenOffice.org preferences so that it works the way you want it to is significant. Configurar las preferencias de OpenOffice.org para que funciona del modo en que queremos es importante. The entire controls for this are available at: La totalidad de los controles para hacerlo están disponibles en:

Tools -> Options Herramientas -> Opciones

Here you can setup settings like the default measurement units, font substitution, language types and many more options. Aquí puede configurar los ajustes predeterminados, como la medición de unidades, sustitución de fuentes, idiomas y muchas más opciones. Saving a document automatically is not setup by default, so turning this feature on might be helpful: you find it at the Load/Save option, under the General sub-section. Guardar un documento automáticamente no está configuración en forma predeterminada, así que activar esta característica podría ser de ayuda: se encuentra en la opción Cargar/Guardar opción, debajo de la sub-sección General.

There are two important toolbars to know: Hay dos importantes barras de herramientas:

Main toolbar - this is typically located right below the menus, and contains items like new document, save a document, exporting to PDF, copying & pasting, as well as access to the Navigator, Stylist, and Gallery. Barra de herramientas Principal - está generalmente situada justo debajo de los menús, y contiene elementos como nuevo documento, guardar un documento, exportar a PDF, copiar y pegar, así como el acceso al Navegador, lista de estilos, y la galería.

Object toolbar - this is right below the main toolbar, and has access to font control, and other attributes of objects. Barra de herramientas Objeto - está justo por debajo de la barra de herramientas principal, y brinda acceso para configurar la tipografía, y otros atributos de los objetos.

Writer Writer (Escritor)

This is a powerful tool for creating professional documents, reports, newsletters and so on. Esta es una poderosa herramienta para crear documentos profesionales, informes, boletines, etc. It is a word processor that allows easy integration of charts and pictures, as well as other OpenOffice.org-compatible documents. Se trata de un procesador de textos que permite una fácil integración de gráficos y fotografías, así como otros documentos compatibles con OpenOffice.org. It can create everything from a simple letter to books, with professional layouts, and the use of styles. Se puede crear de todo, desde una simple carta, hasta libros, con diseños profesionales y uso de estilos.

Start it from the Main Menu by, Puede abrirlo desde el menú principal,

Main Menu -> Office -> Word Processors -> OpenOffice.org Writer Menú Principal -> Oficina -> procesadores de texto -> OpenOffice.org Writer

Fig. OpenOffice.org Writer OpenOffice.org Writer

You are now presented with the word processing portion of OpenOffice.org and the interface is similar to other word processing tools available. Aquí puede apreciar el área de procesamiento de textos de OpenOffice.org, con una interfaz similar a la disponible en otras herramientas de procesamiento de textos. Rather than providing guidance throughout the entire package, we will just concentrate on a few tasks at hand. En lugar de brindarle orientación sobre todo el paquete, vamos a concentrarnos sólo en algunas de las tareas al alcance de la mano.

Common Functions Funciones comunes

Functions of the word processor can be controlled via the toolbars located at the top of the screen. Las funciones del procesador de textos pueden ser controladas a través de las barras de herramientas situadas en la parte superior de la pantalla. On the first row, file actions like opening and saving files can be performed, while on the second row, changing the font, size, and style (bold, underline, or italics) are located there. En la primera fila, se pueden realizar acciones enfocadas a archivos, como abrirlos y guardarlos , mientras que en la segunda fila, se encuentran otras, como cambiar el tipo de letra, tamaño y estilo (negrita, subrayado, o cursiva).

They can also be controlled by the menus that are common through packages: También pueden ser manejadas con los menús que comparten las aplicaciones de OO:

File -> New -> Text Document - creates a new empty, untitled document for you to work on. Archivo -> Nuevo -> Documento de texto - crea un nuevo documento, vacío y sin título, para que pueda trabajar.

File -> Open - opens the selected file. Archivo -> Abrir - abre el archivo seleccionado.

File -> Close - closes the document you are working on. Archivo -> Cerrar - cierra el documento con que estamos trabajando. If changes have been made since your last save, you will be prompted to save or discard those changes. Si se han realizado cambios desde la última vez que guardó, se le pedirá elegir si guardar o descartar los cambios.

File -> Save - saves the document you are currently working on. Archivo -> Guardar - guarda el documento con que está trabajando actualmente.

File -> Save As... Archivo -> Guardar como ... - saves an updated version of a document in a different location, with a different name, from the previously saved version. -- Guarda una versión actualizada de un documento en un lugar diferente, con un nombre diferente, a partir de la versión guardada anteriormente.

Common Operations Operaciones comunes

For operations while writing, it is common to want to select a lot of text, copy it, maybe cut it from its current location and paste it elsewhere, or even undo an action. Entre otras operaciones, mientras se escribe, es frecuente que quiera seleccionar una gran cantidad de texto, copiarlo, o quizá recortarlo, desde su ubicación actual y pegarlo en otro lugar, o incluso deshacer una acción. All this is possible with the office suite, and such options are available at the Edit menu. Todo esto es posible con el paquete de oficina, y esas opciones están disponibles en el menú Editar. A few common options are: Algunas opciones comunes son:

Fig. Common operations Operaciones comunes

To copy text: select the text with the mouse, then select Edit -> Copy. Para copiar texto: seleccionar el texto con el ratón, a continuación, seleccione Edición -> Copiar. Now the selected text is kept in memory for use elsewhere. Así el texto seleccionado permanece en la memoria para su uso en otros lugares.

To paste text: find the spot where the text needs to be placed, place the cursor there, and then select Edit -> Paste. Para pegar texto: encontrar el lugar donde hay que poner el texto, coloque el cursor allí, y luego seleccione Edición -> Pegar.

To cut text: this means that the selected text will be removed from the current location and kept in memory, to be placed elsewhere. Para cortar texto: esto significa que el texto seleccionado será borrado de la ubicación actual y puesto temporalmente en la memoria, para ser colocado después en otro lugar. Doing this is exactly like how a copy should be performed, except select Edit -> Cut instead. Esto se hace exactamente igual que copiar, excepto que hay que seleccionar Editar -> Cortar.

To undo an action: Select Edit -> Undo. Para deshacer una acción: Seleccione Editar -> Deshacer. It will display the command that it is undoing at the moment. Y se mostrará el comando que trata de deshacer.

By browsing the menu, there are also keyboard shortcuts located next to it. Al navegar por el menú, también hay atajos de teclado situados junto a él. Once more proficient use of the package occurs, it is much quicker to use keyboard shortcuts like Control+C for Copy, and so on. Una vez que domine el uso del paquete, es mucho más rápido utilizar métodos abreviados de teclado como Control + C para copiar y otros similares.

Formatting Dando formato

Formatting text is as important as writing the text, and Writer provides many formatting options, including the Stylist. dar formato al texto es tan importante como escribir el texto y Writer ofrece muchas opciones de formato, incluido el Estilista. Individually, you can also format the character (current selected item, or even a whole word), the paragraph, or even the page. Individualmente, también se puede dar formato al carácter (o el elemento seleccionado actualmente, o toda una palabra), el párrafo, o inclusive la página.

Fig. Part of the Formatting toolbar (Writer) Parte de la barra de herramientas de Formato (de Writer)

Some of the quick format options include bold , italics and underline . Algunas de las opciones de formato rápido incluyen negritas, cursivas y subrayadas . These options are available at the toolbar at the top of the screen. Estas opciones están disponibles en la barra de herramientas en la parte superior de la pantalla.

Text alignment plays a large role in controlling how portions of the document will look. La alineación de texto juega un papel muy importante para manejar como se verán las diferentes partes del documento. For example, an address field at the top of your letter will have such details right-aligned, while the body and rest of the base text will be left-aligned. Por ejemplo, un campo de dirección en la parte superior de su carta estará alineado a la derecha, mientras que el cuerpo y el resto del texto de base estará alineado a la izquierda. This is all controlled by the four-icons that are located next to the bold/italics/underline icons, providing such options as: right-align, centre-align, left-align and justified. Todo esto es manejado por los cuatro íconos que se encuentran junto a los de negrita/cursiva/subrayar y proporcionan opciones como: alinear por la derecha, alinear al centro, alinear por la izquierda y justificar. When text is justified, it looks exactly like what you're reading now! ¡Cuando el texto está justificado, se ve exactamente igual que lo que está leyendo ahora! (a more professional end-to-end stretch of the text.) (una vista más profesional que extiende de extremo a extremo un tramo del texto.)

Let's switch to the end of the toolbar, and notice that the options there including providing a paragraph background - which is good for highlighting a paragraph or several paragraphs of text, in colours that you choose. Vamos a pasar al final de la barra de herramientas, y vea que las opciones ahí incluyen establecer un fondo para el párrafo - lo cual sirve para destacar uno o más párrafos, en los colores que usted elija. You can also highlight text (like you would with a highlighter and paper) and change the font colours all with the icons there. También puede resaltar texto (como lo haría con un marcador sobre papel) y cambiar los colores de la tipografía, todo esto con los íconos.

Aligning text by indenting it is also another feature available as part of the object toolbar. La alineación de texto usando sangría es otra característica disponible como parte de la barra de herramientas de objetos. Left/right alignment of text is provided, and if text is already entered and you want to left-align it, selection of text (or having the cursor at the paragraph) must happen first, before text is indented. La alineación izquierda/derecha del texto está disponible, y si el texto ya ha sido introducido y quiere alinearlo por la izquierda, seleccionar el texto (o que el cursor esté en el párrafo) es una condición previa, antes de poder aplicar la sangría.

Those were just quick controls. Éstos son sólo controles rápidos. To get full control, using the Format menu is ideal. Para obtener un control completo, lo ideal es usar el menú Formato. Controls are more varied here. Los controles son más variados aquí.

Fig. Format Menu Menú Formato

Styles Estilos

Consistency throughout a document is important. La coherencia en todo el documento es importante. It was earlier said that writing books using OpenOffice.org is possible. Anteriormente se dijo que era era posible escribir libros usando OpenOffice.org. So there must be a way to handle long and large documents in a consistent fashion, with similar fonts for headings, sub-headings, text, and other attributes within a document. Por lo tanto, debe haber una forma de manejar documentos de gran tamaño de manera coherente, con tipografía similar para los títulos, subtítulos, texto y otros atributos de un documento.

OpenOffice.org includes a powerful feature known as styles, and this is accessed via the Stylist (you can access this by hitting the F11 key, or clicking its icon on the main toolbar). OpenOffice.org incluye una potente característica conocida como estilos, y se accede a ella a través de Estilo y Formato (se puede acceder a pulsando la tecla F11, u oprimiendo sobre su ícono en la barra de herramientas principal). Notice the floating window, which is most likely active at the "Default" style. Note la ventana flotante, que muy probablemente se active con el estilo "Predeterminado". By right-clicking on the style, there are options to modify the style, or create new custom ones. Oprimiendo el botón derecho sobre el estilo, hay opciones para modificarlo, o crear nuevos estilos personalizados.

By going to the modify option, the style can be customized via many varying attributes including spacing, alignment, font, emphasis, colour and many more. Al ir a la opción de modificar, el estilo puede ser personalizado a través de muchos atributos distintos entre ellos el espaciamiento, la alineación, tipo de letra, subrayado, color y muchos más. Once suitable styles have been pre-defined in the document, they can be used on existing text just by selection, and double-clicking on the style name. Una vez que se han definido estilos adecuados en el documento, pueden ser utilizados en el texto actual tan sólo con seleccionar y oprimir doble sobre el nombre del estilo.

Just a little bit more... Sólo un poco más ...

Now that the gist of the Writer package has been covered, there's just a little more to know. Ahora que la esencia del paquete Writer se ha cubierto, hay un poco más que aprender.

Writer has a built-in spell checker. Writer tiene integrado un corrector ortográfico. This can be accessed via: Esto se puede acceder a él a través de:

Tools -> Spellcheck Herramientas -> Ortografía y Grámatica

The option to auto-spellcheck means that while typing, Writer will dynamically check your spelling, and if it detects an error, it will output a red-line at the bottom of the misspelled word. La opción de corrección automática significa que, mientras se escribe, Writer comprueba en forma dinámica la ortografía, y si se detecta un error, aparecerá una línea roja en la parte inferior de la palabra mal escrita. Keep in mind that the spell checking is based on the current language that is in use. Tenga en cuenta que la corrección ortográfica se basa en el idioma que esté usando. This can be changed via: Esto puede ser cambiado a través de:

Tools -> Options -> Language Settings -> Languages Herramientas -> Opciones -> Configuración de idioma -> Idiomas

Accessing word counts in the document is different from most other packages on a default install of OpenOffice.org (this can differ with several Linux distributions' offerings): El acceso al conteo de palabras en el documento es diferente de la mayoría de los otros programas en una instalación predeterminada de OpenOffice.org (esto puede variar según la "distribución" De Linux):

File -> Properties -> Statistics Archivo -> Propiedades -> Estadísticas

It is under the Statistics tab that the word counts and other relevant document counts are based. El conteo de palabras y otros conteos importantes del documento se encuentra bajo la pestaña Estadísticas. On certain vendor modified distributions of OpenOffice.org, going to the Tools -> Word Count menu will allow the Statistics dialogue box to be displayed automatically. El ciertas distribuciones de OpenOffice.org modificadas , ir al menú Herramientas -> Conteo de Palabras le permitirá que el cuadro de diálogo de Estadística aparezca automáticamente.

The AutoCorrect (Tools -> AutoCorrect) options have replacement tables (so that CDs really are valid, and will not be changed to Cd, for instance). Las opciones de Autocorrección (Herramientas -> Autocorrección) tienen tablas de reemplazo (de modo que escribir CDs sea válido, y no sea cambiado a Cd, por ejemplo). There are also word completion options (very useful, as the software starts thinking for you) and settings to make them more user-friendly. También hay opciones para completar palabras (muy útiles, puesto que el programa hace el trabajo) y ajustes para hacerlas más fáciles de usar.

The Navigator is a yet another useful tool (get this via hitting the F5 key or clicking its icon on the main toolbar), especially when dealing with larger documents. El Navegador es un nuevo y útil instrumento (ábralo pulsando la tecla F5 u oprimiendo su ícono en la barra de herramientas principal), especialmente cuando se trata de documentos más grandes. It supports jumping to bookmarks, notes, any particular object, and even creates a table-of-contents on the fly, based on the styles that are being used. Permite ir a los marcadores, notas o cualquier objeto, e incluso crea tablas de contenido sobre la marcha, basado en los estilos que están siendo utilizados.

Calc

Calc (Hoja de cálculo)This is the spreadsheet component of the OpenOffice.org package and contains many useful features, including an array of functions and plenty of charting options. Este es el componente de hoja de cálculo de OpenOffice.org y el paquete contiene muchas funciones útiles, incluyendo una amplia gama de funciones y un montón de opciones de gráficos. It is fully inter-operable with Microsoft Excel, though the function separators differ in the two packages. Es plenamente inter-operable con Microsoft Excel, aunque los separadores de funciones difieren en los dos programas.

Fig. OpenOffice.org Calc OpenOffice.org Calc

To start this, it is available via: Para abrirlo, vaya a:

Main Menu -> Office -> Spreadsheets -> OpenOffice.org Calc Menú Principal -> Oficina -> Hojas de cálculo -> OpenOffice.org Calc

or if you already have an existing window of OpenOffice.org open, o si ya dispone de una ventana abierta de OpenOffice.org,

File -> New -> Spreadsheet. Archivo -> Nuevo -> Hoja de cálculo.

Spreadsheets contain many rows and columns, and each row and column combination is called a cell (like A1, B4, and so on). Las Hojas de cálculo contienen muchas filas y columnas, y cada combinación de fila y columna se llama celda (como A1, B4, etc.). Upon inputting text into a cell, you might realize that the text is wider than the cell allows for - this can be re-sized via right-clicking the cell, and selecting the Format Cells option. Al introducir texto en una celda, puede darse cuenta de que el texto es más amplio de lo que la celda permite - el tamaño de la misma puede ser ajustado oprimiendo el botón derecho del ratón sobre la celda, y seleccionando la opción Formato de celdas. There under the Alignment tab, selecting Line Break is what is required. Ahí, en la pestaña Alineación, hay que seleccionar Cambio de Línea.

FormattingFormato

Like other parts of OpenOffice.org, Calc also comes with the Stylist. Al igual que otras partes de OpenOffice.org, Calc también viene con la herramienta Estilo y Formato. But let's get around to understanding the various differing formatting options available in this component of the package. Pero primero vamos entender las distintas opciones de formato disponibles en este componente del paquete.

If there is some information that you have already created and the area should be formatted, one particular quick and easy option is to use the AutoFormat function available in Calc. Si hay alguna información que usted ya ha creado y debe aplicar un fromato a esa área, una opción fácil y rápida es utilizar la función Autoformato disponible en Calc. This is done after selecting the area then: Esto se hace seleccionando el área y a continuación:

Format -> AutoFormat Formato -> Autoformato

These are pre-defined styles that are available in Calc, and if you have created your own particular style, you can add them into your new AutoFormat. Estos son estilos predefinidos que están disponibles en Calc, y si ha creado su propio estilo personalizado, puede agregarlo en su nuevo Autoformato.

In the object toolbar, there is an option to set the font colour within the cell. En la barra de herramientas de objetos, hay una opción para establecer el color del tipo de letra dentro de la celda. There are also options to increase/decrease the indents within a cell, and in the image below, controls for enabling: También hay opciones para aumentar o disminuir la sangría dentro de la celda, y en la imagen que aparece a continuación, controles para habilitar lo siguiente:

• Currency Moneda
• Percentage Porcentaje
• Add/Remove significant decimal places Agregar o quitar espacios decimales significativos

Fig. Part of the Object toolbar (Calc) Parte de la barra de herramientas de objetos (Calc)

These are quick controls, and accessing them is as simple as clicking the icons that represent them, and automatically the cell will be formatted as stated. Estos son controles rápidos, y acceder a ellos es tan simple como oprimir los íconos que los representan, y automáticamente se aplicará el formato indicado a la celda. Not only can Borders be set easily, and cell backgrounds too, but the alignment of text within a cell can also be set. No sólo los bordes pueden ser fácilmente definidos, sino también el fondo de las celdas y la alineación de texto dentro de la celda. This can be either as a top aligned, center aligned, or bottom aligned. Esta puede ser alineación superior, central, o inferior.

Now that most of the formatting options are known, it is easy to apply Styles to the spreadsheet. Ahora que conoce la mayoría de las opciones de formato, es fácil aplicar estilos a la hoja de cálculo. Bring up the Stylist by hitting the F11 key, and you'll notice that cell styles (that control all elements, including formatting) and page styles can be set (the latter controlling margins, headers/footers, and borders). Abra la ventana Estilo y Formato pulsando la tecla F11, y verá que los estilos de las celdas (que controlan todos los elementos, incluidos los de formato) y los estilos de página se pueden definir (en este último caso para manejar los márgenes, encabezados/pies de página y bordes).

Spreadsheet basics Principios básicos de Hoja de cálculo

There are a few points to note when using a spreadsheet. Hay algunos puntos a tener en cuenta cuando utilice una hoja de cálculo. One of them is that calculations are performed in a left-to-right format, with algebraic ordering rules. Una de ellos es que los cálculos se realizan de izquierda a derecha, con reglas algebraicas de precedencia. This means it deals with brackets ("()") first, then division ("/"), multiplication ("*"), addition ("+") and finally subtraction ("-"). Esto significa que primero se procesa lo que está entre paréntesis ("()"), luego las divisiones ("/") y multiplicaciones ("*"), después las sumas ("+") y, por último las restas ("-").

When applying calculations, keep in mind the range of included cells. Al aplicar los cálculos, tenga en cuenta el rango de celdas a que se aplican. When using a function like =SUM() and using the argument =SUM(A1:A4), it means it looks for the sum of the cells A1, A2, A3, and A4. Cuando se utiliza una función como = SUM () y el argumento = SUM (A1: A4), esto significa que busca la suma de las celdas A1, A2, A3 y A4. These operations can also be performed on non-consecutive cells, so, =SUM(A1;A4;A7) just executes the sum of cells A1, A4 and A7. Estas operaciones también se pueden realizar en celdas que no son contiguas, por lo que, = SUM (A1, A4, A7) sólo ejecuta la suma de celdas A1, A4 y A7.

If you have used Excel before, it would be relatively common to use a comma (",") as a separator character between the parameters, however, with OpenOffice.org Calc, the separator character is a semi-colon (";"). Si ha utilizado antes Excel, sería relativamente común utilizar una coma (",") como separador de caracteres entre los parámetros, sin embargo, con OpenOffice.org Calc, el carácter separador es un punto y coma (";") . So for the function to validate correctly, an expression such as =IF(B3>0;A1-A2;A1+A2) is correct (as opposed to replacing the ";" with ","). Por lo tanto, para que la función se calcule correctamente, una expresión como = SI (B3> 0; A1-A2; A1 + A2) es válida (y al contrario cuando se sustituyen los ";" con ",").

Building functions Creación de funciones

To perform calculations, spreadsheet makes use of functions. Para realizar cálculos, Write utiliza funciones. Common functions include =SUM() for summation, =AVERAGE() for the average value of cells, and so on. Algunas funciones comunes son =SUM() para sumar, =PROMEDIO() para el valor medio de las células, etc. As an aid to the novice user, OpenOffice.org provides a Function AutoPilot. Como una ayuda para el usuario principiante, OpenOffice.org ofrece un asistente para funciones. This is a wizard to help build formulas, and find problems with existing expressions. Se trata de un asistente para ayudarle a construir fórmulas, así como encontrar y depurar problemas con las expresiones utilizadas.

Fig. Function AutoPilot Button Botón del asistente de funciones

Located next to the universal sum function, is the Function AutoPilot. Situado junto a la función universal suma, está el asistente de funciones. If you click on it, a pop-up dialogue appears. Si lo oprime, aparece un diálogo emergente.

In the Functions tab, you can filter viewable/accessible functions via category, and the option to choose a function is shown. En la pestaña Funciones, pueden filtrar funciones visibles/accesibles por categorías y se muestra la opción para elegir una función. Use your mouse to choose a function that you plan on using. Utilice su ratón para elegir una función que quiera utilizar.

Once the correct function is selected, and the action that it performs is agreeable (it is displayed on the right of the dialogue), select Next to move on. Una vez que la función correcta esté seleccionada y esté de acuerdo con la acción que realiza (esta se muestra a la derecha del diálogo), seleccione Siguiente para avanzar.

Now you are allowed to input numbers. Ahora se le permite introducir números. Assuming the AVERAGE function was chosen, in the number 1 field (for example), there are options to either enter a function or select a range of cells. Suponiendo que la función PROMEDIO fue elegida, en el campo número 1 (por ejemplo), hay opciones para introducir una función o seleccionar un rango de celdas.

Use select a range of cells and now a different dialogue pops up and you can use the mouse cursor to select a range of cells. Use "seleccionar un rango de celdas" y aparece otro diálogo que le permite utilizar el cursor del ratón para seleccionar el rango de celdas. Click on OK, and you're done. Haga clic en Aceptar, y ya está.

That is a very easy way to build a formula, which requires no prerequisite knowledge about what formulas exist in Calc. Se trata de una forma muy fácil de construir una fórmula, que no requiere ningún conocimiento previo de las fórmulas que existen en Calc.

Sorting Clasificación

A big part of dealing with spreadsheets involves a lot of sorting and filtering of data. Una gran parte del uso de hojas de cálculo implica muchas operaciones de ordenación y filtrado de datos. To sort a dataset, selecting the active cells, then clicking: Para ordenar un conjunto de datos, seleccione las células activas, y a continuación, haga clic en:

Data -> Sort Datos -> Clasificar

This will produce a pop-up dialogue that has options for sorting the data based on the columns present, as well as if the data should be ascending or descending. Esto abrirá un cuadro de diálogo que tiene opciones para ordenar los datos basado en las columnas presentes, así como si los datos deben ir en orden ascendente o descendente.

Charting Gráficos

Converting data into information is a process usually accomplished well by creating graphs and charts. Convertir datos en información es un proceso que generalmente se logra mediante la creación de gráficos y tablas. It is a lot easier to infer based on visual graphics, rather than lots of numbers. Es mucho más fácil inferir sobre la base de gráficos visuales, en lugar de un montón de números. Calc provides a charting wizard that will allow this to be automated rather easily, with a lot of predefined settings. Calc proporciona un asistente de gráficos que permitirá crearlos fácilmente, con numerosos ajustes predefinidos.

Select the cells that are to be charted, and then go to Insert -> Chart. Seleccione las celdas que se van a graficar y, a continuación, vaya a Insertar -> Gráfico.

The range is pre-selected, and certain options are provided (like where the resulting chart is); just leaving the pre-selected options will be good for the exercise. El rango es preseleccionado, y ciertas se ofrecen automáticamente ciertas opciones(como la ubicación del gráfico); para este ejercicio es suficiente utilizar las opciones preseleccionadas. Click Next. Oprima Siguiente.

A type of chart is to be chosen. Aquí hay que elegir un tipo de gráfico. Common charts include pie chart, line graphs, or even bar graphs, it all depends on the information being represented. Los gráficos más comunes incluyen gráficos de pastel, gráficos de línea, o incluso gráficos de barras, todo depende de la información que se está representado.

Select the defaults, and create a chart. Seleccione las opciones predeterminadas, y cree un gráfico. (You should now see a bar chart created). (Ahora debería ver el gráfico de barras creado).

Now that a chart has been created, it is not static in the sense that it cannot be edited, you can control each and every aspect of how the chart looks. El gráfico creado no es estático, ya que se puede editar y se pueden definir todos y cada uno de los parámetros de visualización de la tabla. Double-click the chart, and you will now go into edit mode. Oprima doble sobre el gráfico para entrar al modo de edición. Notice the toolbar by the left-hand side of your screen has changed? ¿Notó que la barra de herramientas de la parte izquierda de su pantalla ha cambiado? This is in direct response to it being in edit mode, and a lot of properties can be changed here. Esto es en respuesta directa al modo de edición, y una gran cantidad de propiedades se pueden cambiar aquí.

There are plenty more features, like data filtering, scenario creation, and goal seek, which once you get more advanced with spreadsheet know-how, you will end up making use of. Hay muchas más características, como el filtrado de datos, la creación de escenarios, y búsqueda de objetivos, los cuales terminará usando una vez que adquiera conocimientos más avanzados sobre las hojas de cálculo.

Impress

No office suite is complete without a presentation piece, and OpenOffice.org shows its colours with Impress, the presentation piece of the suite. El paquete de aplicaciones de oficina no está completo sin un programa para presentaciones y OpenOffice.org ofrece Impress. To start it, it is available at: Puede abrirlo desde:

Main Menu -> Office -> Presentations -> OpenOffice.org Impress Menú Principal -> Oficina -> Presentaciones -> OpenOffice.org Impress

or if you already have an OpenOffice.org window open, its available at: o si ya tiene una ventana de OpenOffice.org abierta , está disponible en:

File -> New -> Presentation. Archivo -> Nuevo -> Presentación.

Fig. OpenOffice.org Impress OpenOffice.org Impress

Unlike other components of OpenOffice.org, when you start Impress, you are presented with a Presentation Wizard to start creating your presentation. A diferencia de otros componentes de OpenOffice.org, cuando abra Impress aparecerá un Asistente para comenzar a crear su presentación. This gives you options to start a presentation with an empty template, or even with one of the pre-defined templates. Esto le da opciones para iniciar una presentación con una plantilla vacía, o incluso con una de los plantillas predefinidas. A preview dialogue is available, and once all options are selected (and Next is clicked, to move on), you get a basic presentation. Una diálogo de vista previa está disponible y una vez que todas las opciones están seleccionadas (y se oprima Siguiente, para avanzar), se obtiene una presentación básica.

Fig. Impress Wizard for a new presentation Asistente de Impress para una nueva presentación

After choosing your background, click on Create and you will see the Presentation Main Page as seen below: Después de elegir su fondo, oprima Crear y aparecerá la Página Principal de la presentación como se ve a continuación:

Fig. Presentation Main Page Página Principal de la Presentación

Template Management Administrar plantillas

If a big portion of time is going to be spent giving presentations, its very professional to have the presentation look like each other, in the form of a template (same logo position, copyright notices, etc...). Si va a invertir mucho tiempo haciendo presentaciones, puede obtener una apariencia muy profesional, donde las diapositivas de la presentación se parecen unas a otras (mismas posiciones para el logo, los avisos legales, etc.), utilizando una plantilla . Once a template is created (or downloaded from the Internet), you manage templates via the: Una vez que las plantillas se han creado (o descargado de Internet), puede administrarlas usando:

File -> Template -> Organize. Archivo -> Plantilla -> Organizar.

Slide Design Diseño de diapositivas

A quick way to get slides done is via the Presentation buttons located at the top right of the window: Una manera rápida de obtener las diapositivas los botones de Presentación situados en la parte superior derecha de la ventana:

Fig. Slide Buttons Botones de diapositivas

This provides a pop-up menu option that allows you to insert slides, or even modify the slide layout of the current slide. Esto proporciona una opción de menú emergente que le permite insertar diapositivas, o incluso modificar el diseño de la diapositiva actual.

Views Reproducciones

There are several views in Impress, and some have over-lapping names, but with different functionality. Hay varias visualizaciones en Impress, y algunas tienen nombres similares, pero con diferente funcionalidad. At the top of the center screen, you'll notice five buttons that look like what you see below. En la parte superior de la pantalla central, verá que hay cinco botones semejantes a los que aparecen a continuación.

Fig. View Buttons Ver Botones

The five options for workspace views are: Las cinco opciones para visualizaciones de trabajo son los siguientes:

• Normal view - default, for slide design. Visualización Normal - es la predeterminada para el diseño de diapositivas.
• Outline view - overlook of the presentation. Visualización de Esquema - pasa por alto la presentación.
• Notes view - add speaker notes. Visualización de Notas - para agregar anotaciones del presentador.
• Handout view - how handouts get printed. Visualización de Documento - muestra cómo se imprimirá el documento.
• Slide Sorter view - birds eye view to add, change, switch slides around. Visualización de Clasificador de diapositivas - vista a ojo de pájaro para añadir, modificar e intercambiar diapositivas.

All the views can also be accessed via: View También se puede acceder a todas las visualizaciones mediante: Ver

Master Views are supported and to access this view, go to: View -> Master and then choose the one you want. Se pueden usar Visualizaciones Maestras yendo a: Ver -> Maestra y luego elegir la que desee. You can have master views of all workspace views (ie a master view of the slide itself, notes, and handouts). Puedes encontrar visualizaciones maestras de todos las visualizaciones de espacios de trabajo (es decir, una vista maestra de de la diapositiva en sí, de las notas y documentos). The Layer view allows layering of slides (adding and removing), and layers can be non-printing or non-displayed on screen, but printing only. La visualización de Capas permite usar múltiples capas en las diapositivas (agregándolas y quitándolas), y las capas pueden ocultarse para impresión, u ocultarse en la pantalla y sólo imprirse.

Jazzing up the presentation Darle vida a la presentación

Objects, like video, Java applets, music, and even other graphics can be added (embedded) to a presentation very easily. Pueden añadirse objetos (incrustados) para una presentación muy fácilmente, tales como vídeo, aplicaciones de Java, música, e incluso otros gráficos. To perform this, the following menu is useful: Para realizar esto, se usa el siguiente menú:

Insert -> Object Insertar -> Objeto

Keep in mind that OpenOffice.org will only play content provided all relevant plug-ins are installed. Recuerde que OpenOffice.org sólo reproduce el contenido siempre y cuando todos los conectores multimedios estén instalados. For sound playback, it assumes an already configured sound-card, otherwise it will not work. Para la reproducción de sonido, se supone que ya se encuentra configurada una tarjeta de sonido, de lo contrario no funcionará.

Effects are another supported feature in Impress and consist of things like slide transitions, mouse-driven bullet-points, and even drawing animations. Los efectos son otra característica presente en Impress y consisten en cosas como transiciones de diapositivas, viñetas activadas por ratón, e incluso animaciones de dibujo. To get to the effects pop-up, click on Slide Show on the Navigation Toolbar. Para abrir la ventana emergente de efectos, oprima Presentación en la barra de herramientas de navegación.

Fig. Slide Show Options Opciones de la Presentación de diapositivas

Performing slide transitions are also accessed via the effects menu. También se puede acceder a las transiciones de diapositivas mediante el menú de efectos. However, to create animations, the menu is: Sin embargo, para crear animaciones, el menú es el siguiente:

Slide Show -> Custom Animation... Presentación -> Animación personalizada ...

Here, simple animations can be created, like making your text move from side to side and fade in and out. Aquí, se pueden crear animaciones sencillas, como mover texto de un lado a otro y fundidos de entrada y salida. This is done simply by clicking on Custom Animation..., highlight the part of your text that you would like to animate and then click "Add.." Esto se hace simplemente oprimiendo Animación personalizada ..., resalte la parte del texto que desea animar y después oprima "Agregar .." from the window on the right. en la ventana de la derecha. This will create a popup window like the one seen below: Esto abrirá una ventana emergente como la que vemos a continuación:

Fig. Custom Animations Window Ventana Personalizar Animaciones

Now you simply choose an option from each of the 4 tabs in the window above and then click on "Play" from the window on the right to see the effect you created. Ahora sólo tiene que elegir una opción de cada una de las 4 pestañas de la ventana anterior y, a continuación, oprima "Reproducir" en la ventana de la derecha para ver el efecto que ha creado.

Conclusion Conclusión

OpenOffice.org has the ability to be a very useful software package. OpenOffice.org es un paquete de programas muy útil. It includes very powerful, free alternatives to satisfy average office suite requirements. Incluye alternativas libres, gratuitas y muy potentes para satisfacer los requerimientos de paquetería de oficina. As this is only scratching the surface, there are plenty more resources available out there, so please, use the available documentation to its fullest. Dado que aquí sólo estamos rascando por encima, hay muchos más recursos disponibles, así que por favor, utilice la documentación disponible a su máximo.

I am sad to say that this brings us to the end of our KDE User Guide series. Lamento decir que esto nos lleva al final de nuestra serie de capítulos de la Guía del usuario de KDE.